10. Financeiro do paciente

Quem faz isso: Secretária ou Administrador, no dia a dia. O Profissional também acessa Cobrança pelo menu do usuário, mas o botão Financeiro no painel do paciente aparece só para o Administrador e a Secretária.

Quando: a configuração, uma vez na implantação. A cobrança, depois de cada sessão, durante todo o tratamento.

Etapas

1. Configurar a cobrança da clínica. No menu do usuário, abra Cobrança. Em Valores por sessão, defina o valor Genérico (qualquer tipo) e, se quiser, valores para Online, Consultório e Domicílio: o mais específico prevalece. Cada profissional tem os próprios valores, e a sessão é cobrada pelos valores do profissional que a atende. O Administrador escolhe de quem são os valores no campo Profissional. Em Prazos e lembretes, informe o Prazo de pagamento (dias após a sessão). Para lançar a cobrança sozinha, ligue Cobrança automática: ao marcar a presença, o BRAIN cria a cobrança com o valor configurado; sem valor configurado, nenhuma cobrança é gerada. Clique em Salvar configuração. Veja Configurações do financeiro, Tabela de valores por modalidade e Condições de pagamento.

2. Valores do paciente. No painel do paciente, clique em Financeiro e abra a aba Valores. Os Valores do Paciente substituem os da clínica só para ele. A Tabela de valores mostra o valor Efetivo de cada modalidade e a Origem: do paciente, genérico do paciente ou da clínica. Veja Valores por paciente.

3. Cobrança de cada sessão. Na aba Sessões do Financeiro, ou na própria sessão na Agenda, abra o Pagamento da Sessão. Criar Registro de Pagamento lança a cobrança com o valor efetivo e agenda o primeiro lembrete conforme o prazo. Informe o Valor Recebido quando o paciente pagar: a sessão fica Não pago, Parcial ou Pago. Depois do primeiro pagamento, o valor da sessão não muda mais. Com Cobrança automática ligada, a cobrança já existe quando você registra a presença. Veja Saldo, extrato, créditos e estornos do paciente.

4. Saldo, créditos e estornos. A aba Saldo e Atividade mostra o Saldo e as Movimentações: Cobrança, Pagamento, Fundos Adicionados, Reembolso, Ajuste e Cobrança anulada, quando uma sessão cancelada ou com falta deixa de ser cobrada. Veja em Registrar o desfecho de uma sessão como decidir a cobrança de cancelamentos e faltas. Use Adicionar Fundos para um pagamento adiantado e Reembolso para devolver valores, com Motivo (obrigatório). Exportar PDF gera o extrato. Veja Saldo, extrato, créditos e estornos do paciente.

5. Lembretes de pagamento. O BRAIN coloca um lembrete na Fila de envio depois de cada sessão com valor em aberto. Em Cobrança > Lembretes, clique em Aprovar, ou selecione vários e use Aprovar selecionados. Só lembretes aprovados são enviados, por e-mail, entre 9h e 16h no horário da clínica. Veja Lembretes de cobrança.

6. Relatório e atividade. O Relatório de sessões filtra por período e paciente (o Administrador e a Secretária também por profissional) e mostra Total cobrado, Total pago e Em aberto, com Exportar PDF. A Atividade de pagamentos lista as movimentações de todos os pacientes, com Recebido, Cobrado e Reembolsado no período. No painel inicial, o Administrador e a Secretária veem o cartão Recebíveis. Veja Relatório financeiro e Atividade de pagamentos.

Cuidado

Aprovar um lembrete envia um e-mail de cobrança ao paciente.

O que o paciente recebe: os lembretes de pagamento aprovados, por e-mail. O financeiro de um paciente inativo continua liberado, para que as pendências possam ser cobradas e recebidas.

Etapa concluída quando: as sessões realizadas têm registro de pagamento e o saldo do paciente está em dia.

Próxima etapa

11. Relatórios, documentos e alta →